Nog snel even dat ene mailtje beantwoorden. Een to-do-lijstje maken. De bestanden op je computer ordenen. En voor je het weet is de dag voorbij zonder dat je aan het belangrijkste werk bent toegekomen. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Volgens Ben Tiggelaar is prioriteiten stellen voor veel professionals een van de lastigste onderdelen van hun werk.
Wie kent het niet? Je zit midden in een belangrijke taak als er een collega langskomt met een verzoek. Daarna volgt een Teams-bericht, een binnenkomende mail en een melding uit je agenda. Alles lijkt urgent.
"Als mensen onder druk staan, kunnen ze vaak geen onderscheid meer maken tussen wat belangrijk is en wat urgent is," zegt Ben Tiggelaar in zijn podcast. "Alles voelt opeens even belangrijk." Dat heeft grote gevolgen voor de keuzes die we maken.
Waarom we onder stress de verkeerde dingen doen
Psychologen spreken van het mere urgency effect. Zodra de druk oploopt, richten mensen zich opvallend vaak op de taak die het snelst af te ronden is, niet op de taak die de meeste waarde oplevert. Dat zie je niet alleen op kantoor. Onderzoek laat zien dat zelfs artsen en verpleegkundigen op drukke momenten soms geneigd zijn eerst een relatief eenvoudige klus op te pakken om weer grip op de situatie te krijgen.
Voor kenniswerkers betekent dat vaak: e-mails beantwoorden. "Je drukt op verzenden en hebt direct het gevoel dat je iets hebt afgemaakt", zegt Tiggelaar. "Dat geeft een beetje controle." Maar ondertussen blijven de écht belangrijke taken liggen.
Het probleem zit vaak hoger in de organisatie
Wie denkt dat slechte prioriteiten vooral een persoonlijk probleem zijn, heeft het volgens Tiggelaar mis. Veel organisaties zijn zelf onduidelijk over wat echt belangrijk is. Onderzoek van onder meer de London Business School laat zien dat medewerkers bedrijfsstrategieën vaak te vaag vinden om er dagelijks richting aan te ontlenen.
Zinnen als "door voortdurende innovatie stellen wij de klant centraal" klinken mooi, maar bieden weinig houvast voor de keuzes van vandaag. Nog problematischer wordt het wanneer organisaties tientallen prioriteiten tegelijk hanteren. "We hebben vaak niet te weinig prioriteiten, maar juist te veel", zegt Tiggelaar. "En soms spreken ze elkaar zelfs tegen."
Amazon: alles op nummer één werkt niet
Een bekend voorbeeld is Amazon. Het bedrijf presenteert zichzelf tegelijkertijd als het meest klantgerichte bedrijf ter wereld, de beste werkgever én de veiligste werkplek. Op papier kan dat allemaal prioriteit hebben. In de praktijk blijkt dat lastiger.
Tijdens piekperiodes, zoals rondom Thanksgiving of de feestdagen, ontstaat er druk op de organisatie. Dan blijkt welke prioriteit daadwerkelijk wint. "Uiteindelijk zie je dat andere doelen sneuvelen als het echt druk wordt", aldus Tiggelaar. De les: als alles prioriteit heeft, heeft uiteindelijk niets prioriteit.
Wat bedrijven kunnen leren van de spoedeisende hulp
Waar gaat het dan wél goed? Tiggelaar wijst op de spoedeisende hulp in ziekenhuizen. Daar komen voortdurend urgente situaties binnen, maar toch ontstaat er meestal geen chaos. Het geheim is triage: een vast systeem waarmee zorgverleners bepalen wat onmiddellijk aandacht nodig heeft en wat kan wachten.
Volgens Tiggelaar kunnen organisaties daar veel van leren. Een effectieve prioriteitenlijst ontstaat volgens hem in vier stappen:
- Maak een overzicht van alle doelen.
- Breng conflicten tussen die doelen in kaart.
- Bepaal wat voorrang krijgt wanneer doelen botsen.
- Zet de prioriteiten expliciet op volgorde.
Pas dan ontstaat er echte duidelijkheid.
Disney traint medewerkers hier twee dagen op
Een van Tiggelaars favoriete voorbeelden komt uit de Disney-parken.
Medewerkers die met bezoekers werken krijgen daar een duidelijke prioriteitenvolgorde mee: Boven alles veiligheid, daarna hoffelijkheid, dan inclusie, gevolgd door de show en als laatste efficiëntie. Die volgorde wordt uitgebreid geoefend aan de hand van praktijkvoorbeelden.
Stel: Donald Duck staat handtekeningen uit te delen en ziet een kleuter gevaarlijk op een prullenbak klimmen. Dan is de keuze eenvoudig. Veiligheid gaat vóór de show. Juist doordat medewerkers die afweging vooraf al hebben gemaakt, hoeven ze op het moment zelf niet meer te twijfelen.
De kracht van een stopdoing-lijst
Tiggelaar verwijst ook naar naar een beroemde tip van belegger Warren Buffett. Maak een lijst van alles wat je belangrijk vindt. Kies vervolgens de vijf belangrijkste zaken.
En dan komt het verrassende deel; de rest verdwijnt niet op een lijst voor later. Integendeel. Die andere belangrijke dingen komen juist op een zogenaamde avoid-at-all-costs-list. "…